Hoe zorg je dat wie zich aanmeldt voor je event ook echt komt?

Je hebt 100 aanmeldingen. Hoeveel mensen zitten er straks echt in de zaal? Die vraag krijg ik vaak van organisatoren, en meestal volgt er meteen een tweede: moet ik dan geld gaan vragen? Geld vragen helpt een beetje, niet veel. Er is veel meer wat je kunt doen om je opkomst te verhogen, en het meeste ervan gebeurt voordat je gasten binnenlopen.

Hoeveel aanmelders komen er echt?

Reken erop dat bij een doorsnee fysiek event 1 op de 5 aanmelders niet komt. Dat blijkt uit onderzoek van PheedLoop naar de check-ins van ruim 1.070 events. Daar kun je mee rekenen: je wilt altijd meer aanmeldingen dan stoelen.

Bij kleine gratis events is het erger. Bij een gratis event van 10 tot 49 mensen blijft 37% van de aanmelders weg. Bij events vanaf 150 mensen blijft rond de 19% weg, al hangt ook daar veel af van hoe je het opzet.

En mensen melden zich steeds later aan. 59% van de organisatoren ziet dat gebeuren, volgens het State of Events-rapport van Bizzabo. Een halfvolle lijst een week van tevoren zegt dus weinig. Blijf uitnodigen tot het eind.

Hoe zorg je dat aanmelders zin krijgen om te komen?

Begin direct na hun aanmelding. Laat zien wat er die dag gaat gebeuren. Dan willen ze er veel liever bij zijn.

Dat gebeurt vaak half, omdat er veel werk in zit en de infrastructuur ontbreekt om het makkelijk te doen. Wat je doet, is simpel. Heb je filmpjes opgenomen met je sprekers, en deel je die met je aanmelders? Heb je ze een korte scan gestuurd, zodat ze alvast over de onderwerpen nadenken?

Zo begint je event al voordat iemand binnenloopt. Je krijgt gasten die vooraf meedoen en nadenken over de onderwerpen van de dag. Dat geeft je niet alleen meer betrokken gasten. Je hebt ook al contact met ze voordat het event begint, en ze weten al waar ze die dag zelf meer over willen horen.

Dan de laatste weken voor je event. Iemand meldt zich aan en hoort daarna vaak heel weinig. Hij krijgt een paar standaardmails, en dat is het. Juist die laatste weken zijn belangrijk, zeker bij kleine events.

Laat zien wie zich nog meer heeft aangemeld. Bijna 1 op de 2 bezoekers wil vooraf horen wie ze er het best kunnen ontmoeten, volgens onderzoek van Freeman. Laat ook zien welke onderwerpen er op tafel komen. Laat je aanmelders alvast stemmen, of vraag wie er tijdens de sessie zelf iets wil vertellen.

Zo komen de mensen die zich aanmelden ook echt. En ze komen binnen met een eigen vraag. Je gasten praten dan al over de problemen waar ze mee zitten, en daar heb jij een antwoord op.

Wie kan je uitnodiging het best sturen?

Kijk ook naar wie er uitnodigt. Komt de uitnodiging van je eigen bedrijf, dan voelt hij al snel als verkoop. En zodra iets naar verkoop ruikt, gaat er in ons brein een filter aan. We luisteren dan eigenlijk niet meer.

73% van de zakelijke kopers mijdt leveranciers die berichten sturen waar ze niets aan hebben. Dat blijkt uit onderzoek van Gartner.

Laat daarom een klant of een spreker de uitnodiging sturen. Dan moet het voor hen wel makkelijk zijn, en dat is het vaak niet. Met Eventbrite en vergelijkbare tools lukt het nauwelijks.

Hoe promoot je je event op LinkedIn?

Er zijn veel manieren. De beste is: laat anderen je event promoten. Pas als je event interessant genoeg is dat anderen het voor je promoten, gaat het echt goed.

Geef je sprekers daarvoor goede content. Plan vooraf een gesprek met elke spreker en zet daar een goede camera neer. Die is tegenwoordig niet duur meer en neemt op in bioscoopkwaliteit. Maak er korte video's van, waarin de spreker zichzelf laat zien en tegelijk jouw event promoot. 51% van de marketeers vindt een video van 30 tot 60 seconden het meest effectief, volgens Wyzowl.

Vraag ook je aanmelders om collega's mee te nemen. Dat werkt alleen als je event de moeite waard is. Zoek eerst uit wat er bij je klanten speelt, en op welke momenten ze aan je moeten denken. Kies je sprekers en onderwerpen bij die momenten. Dan wordt het relevant en delen mensen het graag.

Zo werkt het ook bij onze ranglijsten, zoals de 50 invloedrijkste LinkedIn'ers van Nederland. Iedereen die in zo'n lijst staat, kan zichzelf aanklikken en krijgt een bericht en een beeld om te delen. Dat wordt massaal gebruikt: de mensen in de lijst verspreiden hem voor ons. Zo wil je ook dat je sprekers en gasten je event delen. Wat ik vaak jammer vind: een organisator heeft leuke sprekers, of sprekers die nog niemand kent, en begint dan gewoon te promoten. Zoek eerst de context bij de onderwerpen. Dan heb je een verhaal dat anderen willen vertellen, op LinkedIn en daarbuiten.

Moet je geld vragen voor je event?

Vaak denken organisatoren: laten we geld vragen, dan komen mensen tenminste. Dat klopt voor een klein deel. Bij een gratis event blijven 28 van de 100 aanmelders weg, bij een betaald event 17. Dat lijkt 11 op de 100 te schelen. Op hetzelfde event scheelt het tussen betalende en gratis gasten maar 2 tot 4 op de 100. Dat blijkt uit een tweede onderzoek van PheedLoop.

Een prijs schrikt ook mensen af. Je ziet niet wie zich niet heeft aangemeld omdat het geld kostte. Misschien was dat net iemand die het binnen zijn bedrijf niet kon betalen, maar die wel invloed had op de beslisser die voor jou zo belangrijk was.

Ik zou daarom nooit voor betaald kiezen alleen om de no-show omlaag te krijgen. Dan ben je je doel vergeten. Een kaartje of een andere drempel helpt ook niet per se. Bij een zakelijk event wil je dat je je gasten spreekt en dat er vertrouwen ontstaat. Als mensen je vertrouwen, willen ze jouw advies op het moment dat ze je nodig hebben, en ben jij degene aan wie ze het dan vragen.

Wat wel werkt, is een sterk aanbod dat je goed presenteert, samen met je sprekers.

Waar begin je?

Dit stuk is de tekstversie van de Pocket Masterclass over de opkomst van je event. Daar beantwoord je eerst 2 korte vragen. Daarna krijg je de video's die bij jouw situatie passen en je eigen plan op 1 pagina.