De gids voor zakelijke events
De winst van je event komt pas na de dag. Betrek je gasten vooraf, laat ze op de dag meedoen en neem alles op. Daarna maak je er maanden content van die nieuwe klanten oplevert.
Bijna alle aandacht gaat naar die ene dag. Volgens ons zit de meeste winst in de maanden erna.
In het kort
Verderop staat bij elke vraag het antwoord en een short van een minuut, vaak met een cijfer en bron.
Waar zit de winst?
Volgens ons omdat het regelen van de dag alle aandacht opslokt. Op "meer halen uit je event" en 23 varianten daarvan wordt in Nederland vrijwel niet gezocht. Toch willen eventteams hun opvolging wel verbeteren.
van de eventteams wil de opvolging na een event verbeteren.
van de Nederlandse zoekopdrachten over zakelijke events gaat over opvolgen of over wat een event oplevert.
Het eerste cijfer komt uit een enquête onder eventteams, het tweede uit wat mensen in Google zoeken. Eventteams willen beter opvolgen, maar bijna niemand zoekt op hoe dat moet.
Voor de collega die het eventbudget bewaakt: de 2 cijfers met bron, op 1 beeld.
Rekenhulp
Vul je eigen getallen in. Je ziet wat 1 gast in de zaal je kost, en hoeveel content er in je sessies zit.
Ja, juist nu. Kopers zoeken veel zelf uit met AI, maar de beslissing nemen ze met een mens. Op een event ontmoeten ze je in het echt.
Door hem persoonlijk te ontmoeten. Kopers zoeken veel zelf uit met AI, maar bij een grote beslissing willen ze het van een mens horen. Daarom zijn events volgens ons de snelste weg naar een deal.
Win eerst hun vertrouwen, bijvoorbeeld aan een kleine tafel op een event, en verkoop pas daarna.
Organiseer een kleine lunch over een thema dat in de markt speelt, met interessante mensen en zonder verkooppraatje. Ons brein zet een filter aan zodra iemand ons iets wil verkopen. Over je oplossing praat je pas als ze je vertrouwen.
Allebei, maar je eigen event levert meer op. Word je gevraagd als spreker, doe het. Op je eigen event bepaal je zelf wie er in de zaal zit.
Zorg dat de juiste mensen komen, en laat ze al meedoen voordat ze binnenstappen.
Betrek ze al voor het event. Stuur korte filmpjes van je sprekers en een scan waarin ze aangeven wat ze willen leren. Wie vooraf al meedoet, komt vaker ook echt.
Meestal niet. Met een prijs blijven er wel minder mensen weg. Maar wie niet wil betalen, meldt zich niet aan, ook als hij meebeslist over een aankoop bij jou.
Je klanten of je sprekers. Nodig je zelf uit, dan voelt het als verkoop en is je gast meteen op zijn hoede.
Laat anderen het voor je doen. Geef je sprekers mooie content om te delen, en vraag wie zich al heeft aangemeld om een collega mee te nemen. Kies onderwerpen waar je klanten al mee bezig zijn.
Zichtbaarheid die blijft. Geef je sponsor een training of magazine met zijn naam erin. Die wordt maanden later nog bekeken, en je sponsor deelt hem zelf ook.
Omdat aan een kleine tafel vertrouwen ontstaat, ook bij mensen die nog niet willen kopen. Organisatoren kiezen daarom steeds vaker voor kleine events.
Laat zien wie er nog meer komt, deel de onderwerpen en laat gasten alvast stemmen. Dan is je event al begonnen voordat ze binnenstappen.
Laat je gasten meedoen en neem alles op. Met wat je op de dag hoort en opneemt, werk je de maanden erna.
Plan genoeg vrije tijd en breng de juiste mensen bij elkaar. Goede sprekers kan iedereen inhuren. Wat je event onderscheidt, is de ruimte tussen de sessies.
Laat je gasten stemmen met hun telefoon, en laat de uitslag meteen zien. Wie meedoet, onthoudt je event beter. En jij weet daarna waar je met elke gast over kunt praten.
Laat de zaal stemmen. Dan zie je wie hetzelfde antwoordde, en dus wie met wie moet praten. En je weet wie interesse heeft in je onderwerp: dat zijn je leads, de mensen die je daarna kunt benaderen.
Geef je gasten eerst iets waar ze wat aan hebben. Ze komen om iets te leren en om de juiste mensen te spreken. Een verkoper die rondloopt en op een gesprek hoopt, jaagt ze weg.
Laat ze stemmen met hun telefoon. Dan zien ze meteen wat ze delen, en heeft de hele tafel gespreksstof.
Met een paar kleine 4K-camera's en audiorecorders in de zalen neem je alles op. Met AI maak je er transcripten, clips en artikelen van. Van het geld voor een videograaf koop je camera's die je elke keer weer gebruikt.
Alleen als je event nieuwswaarde heeft. Neem je sessies liever goed op en maak er trainingen van. Veel mensen bekijken een sessie toch liever later.
Volgens ons zit hier de meeste winst, en juist hier doen organisatoren vaak het minst.
Zo snel mogelijk, en gericht. Laat de zaal meedoen, dan weet je tijdens het event al wat elke gast bezighoudt. De dag erna kom je met iets persoonlijks.
Een online magazine met de lessen van de dag, als cadeau. Dan heb je een reden om het gesprek te beginnen, zonder te verkopen. Een sfeervideo van de dag kijkt volgens ons bijna niemand terug.
Iets nuttigs dat mensen graag doorsturen, zoals een magazine met tests en scans, zonder formulier ervoor.
Neem alles op en maak er video's, trainingen en een magazine van. Nooit heb je zoveel interessante mensen bij elkaar als op je event, en het grootste publiek kijkt later thuis.
Liever niet. Met content win je vertrouwen, en een formulier houdt juist de mensen tegen die je wilt bereiken. Kunnen kopers je video niet zien, dan denken ze later ook niet aan jou.
Maak van elke keynote een training, met vragen bij de video en een klassement. Zo blijft je keynote werken, en zie je wie zich in je onderwerp verdiept.
Zet je keynotes en shorts op YouTube, en maak van al het materiaal een magazine, met een eigen pagina per sessie. Wie dan het onderwerp of de naam van een spreker opzoekt in Google of een AI-tool, vindt jou.
Voorbeeld: Finance Unlocked
Actuals organiseerde Finance Unlocked, met 11 sprekers. Na zo'n dag blijft er meestal een aftermovie over, en met de rest doe je niets meer.
Hier werd alles opgenomen en elk woord uitgeschreven, en elke quote is gecheckt met de opname. Daaruit kwam een Moving Magazine, een training van de sessie van André Kwakernaat, en een interview met gast Sabrine Swart van 123inkt.
Op een beurs ben je te gast, en heb je per bezoeker een paar minuten. Laat ze iets doen.
Vaak niet. Kleine ronde tafels leveren volgens ons meer op: het hele jaar door, met content eromheen.
Zorg dat bezoekers iets kunnen doen. Denk aan een game op een groot scherm, met een klassement waarin bezoekers hun naam zien.
Iets dat meteen resultaat geeft. Scanfie liet horecaondernemers hun menukaart scannen. Binnen een paar minuten zagen ze wat duurder kon, wat goedkoper moest en wat eraf kon.
Loop rond met een camera en vraag bezoekers naar de belangrijkste les uit hun werk. Van hun antwoord maak je een korte video, en dan heb je een reden om contact op te nemen.
Vaak een plek als spreker. Martin van Honest Property Review zette een QR-code in zijn keynote, en de aanmeldingen voor zijn webinar kwamen tijdens zijn verhaal binnen.
Voorbeeld: Scanfie
Scanfie maakt kassasystemen voor de horeca en stond op Gastvrij Rotterdam. Medeoprichter Gerard liep 26 minuten over de beurs met een kleine camera. Wij stelden de vragen.
Daar kwam 1 video van ruim 7 minuten uit, en 7 shorts voor LinkedIn. En Gerard hoorde op de stand wat klanten missen.
“Dat zijn dingen, daar gaat iemand vaak niet voor bellen of voor mailen naar support.”
Gerard, Scanfie, over wat hij op de stand hoort
Jouw route
Kies wat je organiseert en wat je wilt bereiken. Dan zie je waar je het best kunt beginnen: een masterclass, de antwoorden die bij je passen en een artikel.
Beantwoord de 2 vragen, dan staat hier je route.
Shorts
Bij elke vraag op deze pagina hoort een short. Dit zijn er 9, de andere staan bij de vragen. Op YouTube komen er tot 13 november elke dag 2 bij, om 8 en om 17 uur.
Pocket Masterclasses
In een Pocket Masterclass praat Robert, en jij beantwoordt een paar vragen. Je krijgt een route op maat, en aan het eind een eigen plan op 1 pagina.
Wat we voor je event maken
Alles is al gebruikt bij events van klanten.
Testen
14 dingen die je event meer opleveren, voor, op en na de dag. Vink aan wat je al doet.
Doe de checklist9 vragen, een score van 0 tot 100 en de 3 verbeteringen die het meeste opleveren.
Doe de testRobert stelt je een paar vragen. Je krijgt een route op maat, en een eigen plan op 1 pagina.
Begin de masterclassMeer vragen
Volgens ons meestal niet. Naar zakelijke events gaat veel marketingbudget, en daar zit ook de meeste verspilling. Bijna alles wat er gezegd en gevraagd wordt, gebruik je na de dag niet meer.
Zorg dat ze je kennen en vertrouwen voordat ze gaan zoeken. In een groot bedrijf heeft iedereen een beetje last van hetzelfde probleem, maar niemand steekt zijn nek uit.
Bouw eerst vertrouwen op, van mens tot mens. Is het risico groot, dan zegt ons brein nee, tenzij we iemand vertrouwen. Op een event bouw je dat vertrouwen op, daarom blijven events belangrijk.
Vertel Robert kort wat voor event het is en wanneer. Dan kijkt hij mee waar bij jouw event de meeste winst zit.
Stuur Robert een bericht
Of volg Robert op LinkedIn en YouTube: daar komen de nieuwe antwoorden het eerst.
